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FabioDB

Obbligo della Conservazione decennale delle fatture elettroniche: Su chi cade l’onere? Come effettuarla?

FabioDB 2015-09-01 12:38:43


È mia intenzione condividere il seguente approfondimento:

QUESITO
La Conservazione decennale delle Fatture Elettroniche prevede il ricorso ad enti accreditati o è un’operazione che può compiere lo stesso soggetto che emette le fatture?

RISPOSTA
La Conservazione decennale è un processo posto a carico del fatturante o di un terzo che il fatturante stesso potrà incaricare.
Questa fase si pone all’esterno del programma FacTus e dei servizi ACCA software.
Come comportarsi.
Per ciascuna annualità di fatturazione, generato il Pacchetto di archiviazione con FacTus, occorrerà trasferire su supporto magnetico (ad esempio CD/DVD, ecc.) l’intero archivio documenti, riferito alla singola annualità (Generalmente, il percorso è ad esempio: “C:\ACCA\FacTus\*numero_Partita IVA*\FatturaPA\DOCUMENTI\2015_PA”); oltre a quanto già contenuto nella cartella dell’annualità (ad esempio, “2015_PA”) si consiglia di conservare anche i messaggi di invio e ricezione PEC nella relazione con il Sistema di Interscambio.

Come riferimenti normativi, si considerino:
• Circolare n. 18/E del 24 giugno 2014;
• Decreto Legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 – artt. 43, 44;
• Delibera CNIPA n. 11 del 19 febbraio 2004.
Soprattutto nell’ambito della richiamata Delibera CNIPA n. 11 è possibile assumere riferimenti circa l’onere della Conservazione.
Secondo l’Art. 2 della stessa Delibera, … ”gli obblighi di conservazione sostitutiva dei documenti, sono soddisfatti a tutti gli effetti, qualora il processo di conservazione venga effettuato con le modalità di cui agli articoli 3 e 4.
In base all’Art. 3 … “il processo di conservazione sostitutiva di documenti informatici, avviene mediante memorizzazione su supporti ottici. Il responsabile della conservazione attesta il corretto svolgimento del processo.
L’Art. 5 riporta …
1. Il responsabile del procedimento di conservazione sostitutiva:
a. definisce le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione. Organizza il contenuto dei supporti ottici e gestisce le procedure di sicurezza e di tracciabilità, anche per consentire l'esibizione di ciascun documento conservato;

3. Il procedimento di conservazione sostitutiva può essere affidato, in tutto o in parte, ad altri soggetti, pubblici o privati.


In quest’ultimo passaggio il legislatore tecnico evidenzia la sua volontà di considerare come semplicemente EVENTUALE la possibilità di cedere a terzi il processo di Conservazione; in tal senso, rimane immutata la logica di conservazione decennale osservata per il cartaceo, gestita direttamente dallo stesso fatturante.


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